Avant de concevoir un tel système de contrôle de gestion, il est préalable d’effectuer un diagnostic consistant à identifier la situation existante, pour évaluer la santé de l’entreprise en se basant sur ses problématiques de gestion, pour apporter des recommandations, engager des actions correctives afin d’aboutir à l’amélioration de la gestion et la performance de l’entreprise.
L’analyse de la situation actuelle se commence par une collecte des informations à travers les entretiens ces informations doivent être traitées afin de clarifier les déséquilibres masqués.
Parmi les méthodes utilisées dans le diagnostic de l’entreprise, la méthode swot, la veille, le benchemarking, DMAIC, le diagramme d’ishikawa, la matrice cout/valeur, budget base zéro.
En effet, le diagnostic de gestion est un outil d’analyse qui sert à identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise, en identifiant les risques et les opportunités, afin de mieux maitriser les processus et les activités, fixer les objectifs de progrès, déterminer les nouveaux leviers d’action et animer le système de pilotage par de nouveaux indicateurs.
L’objectif de ce diagnostic est de prendre en compte tous les facteurs clés de succès permettant de mettre en œuvre la stratégie, apporter des idées pour améliorer la performance, mieux anticiper les crises, identifier les causes responsables du dysfonctionnement et les classer.
Le contrôle de gestion permet de prévoir et anticiper pour dégager les tendances négatives avant que la performance commence à se détériorer.
Parmi les principes de conception du système de contrôle de gestion, c’est la mise en place des règles et des procédures qui unifient un langage commun, ce qui va permettre aux opérationnels de se coordonner, contribuant ainsi à la valeur ajoutée du contrôle de gestion.
Ces règles et procédures sont déterminées par le contrôleur de gestion en collaboration avec la direction générale et les responsables opérationnels pour leur être de véritables outils de gestion et qui peuvent être mises à jour selon les évolutions de l’entreprise et de son environnement en leur prévoyant des réunions de présentation.
Elles sont accessibles et compréhensibles par les opérationnels, doivent être formalisées dans un document écrit.
A titre d’exemple le calendrier de gestion qui doit être partagé par l’ensemble des acteurs du cycle de gestion soit le budget annuel, clôture des comptes, forecasts, revue de gestion, tableaux de bord et arrêtés mensuels, et ce par la précision des dates et les déterminants de chaque étape du cycle de gestion.
En dégageant des données de gestion provenant du cycle de gestion qui doivent être caractérisées par une rapidité et une pertinence afin d’être utiles et éclairer le responsable opérationnel dans le montage de son budget et le pilotage de son activité.
Ensuite ces données de gestion découlant des différents centres de responsabilité budgétaires qui découpent l’entreprise en segments, crées en fonction du degré d’autonomie accordé à son responsable, ce qui contribuera à la mise en œuvre de la stratégie.
L’objectif de cette segmentation et de mesurer la dimension financière de la responsabilité des centres et la communication des attentes de la direction générale en termes de la performance attendue.
Outre le découpage par centre de responsabilité, un découpage de l’entreprise par sections analytiques en liaison avec la taille de l’entreprise, son objet, la méthode choisie pour la détermination des couts de revient paraît nécessaire par la mise en place d’une comptabilité analytique utile pour le contrôle de gestion.
Après l’élaboration des procédures, un audit de gestion ou un diagnostic de l’existant, paraît nécessaire pour l’amélioration continue, cet audit est réalisé afin d’obtenir une assurance sur le degré de maitrise du processus du contrôle de gestion, son amélioration et la contribution à la création de la valeur ajoutée pour l’entreprise.
Un audit de gestion est mis en œuvre à des fins de compatibilité entre le système de contrôle de gestion conçu et les orientations stratégiques, une amélioration de son contrôle de gestion et le rendre efficace.
Il est réalisé par le contrôleur de gestion ou un prestataire externe selon deux phases, la première est la préparation consistant en la définition des objectifs, la collecte d’information, analyse des procédures, la conception du canevas d’entretien pour les interviews auprès des audités.
Cas : Canevas d’entretien pour expliquer la baisse du CA d’un produit X
| Thème | Exemples de questions |
| Adéquation du produit aux besoins | Quels sont les besoins des clients ? Quelle est la valeur réelle et perçue du produit par rapport à des produits concurrents ? etc. |
| Adaptation de la politique de prix | Quelle sensibilité des clients au prix ? Quel impact des conditions de paiements, rabais, ristournes sur les ventes ? Etc. |
| Notoriété et image du produit | Quelle notoriété de la marque et du produit ? Comment s'effectue le processus de prise de décision d'achat ? Etc. |
| Efficacité commerciale | Quelle est la répartition des ventes par vendeurs ? Quelle est la qualité de service et les délais, comparés aux concurrents ? Etc. |
| Choix et couverture du réseau de distribution | Quelle est la répartition des ventes par canal de distribution ? Quelle est la couverture géographique ? Etc. |
Ce canevas d’entretien a été bâti pour apprécier les différentes dimensions de la politique marketing et commerciale d’un produit X.
Dans notre exemple, ces thèmes constituent la base de conduite du présent entretien, et à chaque thème est associé un ensemble de questions qu’il conviendra ou non de poser selon le contexte ou les réponses obtenues précédemment.
La deuxième étape s’attache à détecter les risques et les anomalies du système de contrôle ainsi que ses causes.
En effet qui dit audit de gestion dit audit des processus par le recueil des informations qui constitue l’une des étapes clés de la conception, ces informations sont obtenues de la part des collaborateurs de l’entreprise, par conséquent il est préférable de faire intervenir un consultant pour obtenir des données externes pour les concurrents et les clients.
Le recueil des données est effectué selon les modalités suivantes à savoir la recherche documentaire, les enquêtes par questionnaire, l’entretien, etc.
Ce dernier est la méthode préférable pour aboutir des informations exploitables et fiables afin de comprendre et faire comprendre le processus en place ou à mettre en place.
Néanmoins, lors de cette démarche, on se trouve confronté à l’abondance des informations existantes tant internes tel que les rapports et autres, et externes, d’où la nécessité de leur sélection.
En outre l’entretien doit être mené avec des questions clés, pour cibler les données pertinentes afin de résoudre le problème.
C’est un moyen puissant pour recueillir des informations, et aussi pour trouver les pistes de solution et contribuer à leur application, c’est l’une des étapes primordiales pour la mise en œuvre de la conception d’un système de contrôle de gestion.
En effet, il permet de tester des hypothèses de réponses aux questions posées, établir une relation de confiance avec la personne interviewée de manière à poursuivre des relations de collaboration constructives et il contribue à renforcer l’image du professionnalisme du consultant, si l’entreprise a fait appel à un prestataire externe pour la conception du système de contrôle de gestion.
L’entretien se déroule selon trois étapes qui sont essentielles à sa réussite, en commençant par la préparation de l’entretien consistant en la clarification de son objectif à savoir les personnes que nous voulons rencontrer, les hypothèses à tester, les changements qui doivent être faits, identifier les interlocuteurs, établir un canevas d’entretien avec des points clés à aborder.
Deuxièmement le conduire par son lancement avec des questions courtes et ouvertes formulées dans le langage de l’interviewé en l’écoutant activement en cherchant à capter ce qui est important par son interlocuteur en commençant par les aspects historiques avant la situation actuelle, les informations générales avant les données spécifiques et ce pour suivre de nouvelles pistes susceptibles de se présenter et s’adapter au rythme de son interlocuteur pour assurer la continuité des échanges.
Troisièmement, la déduction des conclusions majeurs tirées de l’entretien se présentent sur un compte rendu de synthèse matérialisant le bilan de l’audit de gestion mentionnant l’état des lieux en précisant les points positifs d’une part et dégageant les points faibles ou non conformes d’une autre part et en exposant les recommandations par la conduite des actions qui permettront la correction des écarts et les dysfonctionnements constatés.
Ces recommandations doivent être suivies par un tableau de suivi élaboré par le contrôleur de gestion et les interviewés pour s’assurer de la mise en œuvre effective de ces recommandations.
Ensuite, il est nécessaire de transformer ces masses de données en une information décisionnelle à forte valeur ajoutée dans un délai réduit à l’aide d’un système d’information décisionnel en les traitant, les structurant pour les rendre pertinentes aux besoins des responsables opérationnels pilotant leur activité au quotidien, ainsi que pour la direction générale pour l’élaboration de la stratégie annuelle.
Après la revue de la littérature sur la conception d’un système de contrôle de gestion, nous aborderons dans la deuxième partie l’aspect pratique de la conception du système de contrôle, en prenant comme exemple une société sa présentation, son secteur d’activité, ensuite nous allons faire un diagnostic de l’existant et enfin on se focalisera sur les préalables et les réussites d’un système de contrôle de gestion.
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